Terug Raad voor Maatschappelijk Welzijn

Enig artikel. De raad neemt kennis van maatregelen die het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau hebben genomen om de verspreiding van het COVID-19-virus te beperken ter ondersteuning van de inwoners, verenigingen en lokale economie. De volgende maatregelen zijn nieuwe acties bovenop de acties die reeds in de raden van 27 april, 25 mei, 29 juni, 7 september, 12 oktober, 23 november, 4 december 2020, 25 januari 2021, 22 februari 2021, 29 maart 2021, 26 april 2021 en 25 mei 2021 werden toegelicht.

Volgende maatregelen werden genomen in het kader van de volksgezondheid en voor de bestrijding van het COVID-19 virus.

• Binnen de eerstelijnszone Schelde-Leie (ELZ) werd beslist om twee vaccinatiecentra op te richten. De bevolking van Sint-Martens-Latem zal kunnen gevaccineerd worden in het vaccinatiecentrum in Nazareth. Dit complex logistiek project wordt actief mee uitgebouwd door het lokaal bestuur.
• Het lokaal bestuur heeft sneltesten ter beschikking om in te zetten bij mogelijke clusteruitbraken in de scholen, de sociale voorzieningen, ...

Volgende maatregelen werden genomen ten voordele van het welzijn van de inwoners en ten voordele van de scholen, de verenigingen en de lokale economie:

• Systematische communicatie naar en ondersteuning van de verenigingen en de lokale ondernemers over de implementatie van de wijzigende richtlijnen.
• Ondersteuning van de verenigingen bij het organiseren van een coronaveilig zomerprogramma, passend binnen de toegelaten versoepelingen en de te volgen protocollen. De aanvragen van de verenigingen worden wekelijks getoetst in het intern coronaoverleg van het lokaal bestuur aan de geldende regels op dat moment.
• Ondersteuning van de kermiscomités bij corona-gerelateerde maatregelen.
• 70-plussers blijven gebeld worden door een team van vrijwilligers, net als jongeren die nood hebben aan sociaal contact.
• Aan de Oase werd een tent opgezet waaronder maximaal vijftig personen kunnen zitten. Aan de Brouwerij werd een tent opgezet waaronder maximaal twintig personen kunnen zitten. De gemeente voorziet aangepaste verlichting, tafels en stoelen. 
• Studenten kunnen in alle rust studeren in het Tempelhof op reservatie.
• Aan de trouwers wordt de mogelijkheid geboden om in open lucht te huwen om hen zo de mogelijkheid te geven 50 personen de ceremonie in veilige omstandigheden te laten bijwonen.
• Kwaliteitsvolle CO2-meters werden aangekocht en maken deel uit van het uitleenmateriaal voor de gebruikers van de gemeentelijke zalen.
• De overeenkomst met de kerken werd verlengd waardoor verenigingen kunnen gebruik maken van de kerken met tussenkomst door de gemeente.
• In de sportraad wordt het voorstel gedaan om sportverenigingen tijdens de zomerperiode 's avonds gebruik te laten maken van de sportinfrastructuur om de opgelopen trainingsachterstand in het halen.

Het grootste project dit jaar op het vlak van personeelsbeleid voor het lokaal bestuur Sint-Martens-Latem is de uitwerking van een nieuwe rechtspositieregeling (RPR) en een aangepaste personeelsformatie. Een moderne RPR is voor een lokaal bestuur de basis voor een modern personeelsbeleid. De accenten die in de nieuwe RPR gelegd werden geven aan op welke manier de organisatie wenst te evolueren in de toekomst en weerspiegelen de visie van het managementteam en het politiek bestuur.

De nieuwe RPR biedt onder andere een antwoord op volgende zaken:

•  Selectie en aanwerving op maat

Aanwervingsprocedures op maat van de functie ontwikkelen is noodzakelijk voor een flexibel wervingsbeleid. Elke functie is anders en vereist andere aanwervingstechnieken. We botsten al te vaak op de stugge voorgeschreven procedures en een modernisering was op zijn plaats. Op die manier kan er meer proactief nagedacht worden over welke selectiemethoden en volgorde van selectiemethoden de meeste kans biedt op het vinden van de juiste kandidaat. De laatste jaren voelen we de ‘war on talent’ zeer hard in de selecties, vandaar dat we snel moeten kunnen inspelen op recente tendensen. De nieuwe RPR biedt de ruimte die we hiervoor nodig hebben.

• Feedback- functionerings- en evaluatietraject

De basis wordt gevormd door een traject dat vereenvoudigd uitgelegd bestaat uit drie stappen. Een eerste stap is het feedbacktraject waarbij de medewerker feedback krijgt over zijn/haar functioneren. Als er aandachtspunten uit het feedbacktraject komen wordt een functioneringstraject opgezet om concreet te werken op die aandachtspunten. Indien dit geen oplossing biedt wordt een evaluatietraject opgestart. Als de evaluatie tot tweemaal toe negatief wordt beoordeeld kan ontslag volgen. In vergelijking met de vorige RPR wordt deze procedure verkort naar minimaal twee keer drie maanden.

Tijdens het doorlopen van de drietrapsprocedure heeft elke medewerker voldoende de kans om het vereiste niveau van functioneren te halen met maximale ondersteuning van de leidinggevenden. Toch laat de verkorte procedure de organisatie toe om bepaalde problematische situaties doelgericht aan te pakken. Ook voor de motivatie van de overgrote meerderheid van de medewerkers die wel goed functioneren is het belangrijk dat die probleemsituaties niet blijven duren.

• Verhogen aantrekkelijkheid als werkgever

De aantrekkelijkheid als werkgever wordt volgens ons in de eerste plaats gevormd door de organisatiecultuur, de sfeer tussen de collega’s, de kwaliteiten van de leidinggevenden, de kansen en opportuniteiten die we als werkgever bieden aan medewerkers, het creëren van een aangename werkomgeving, het werken voor het maatschappelijk belang,… Op al deze bovenstaande aspecten proberen we constant te werken, om medewerkers te blijven uitdagen en voldoening te laten halen uit hun job. Op die manier trachten we het maximale potentieel te halen uit ieder team en uit ieder individu. Deze zaken maken het echte verschil tussen verschillende werkgevers en bepalen of medewerkers uitblinken of niet.

Naast bovenstaande aspecten is er uiteraard ook nog de verloning die competitief moet zijn een aangepast aan de hedendaagse evoluties. De nieuwe RPR bevat daarom een uitbreiding van het reeds bestaande pakket aan extra legale voordelen. Hierbij worden specifieke accenten gelegd voor een klimaatvriendelijke mobiliteit en de ondersteuning van medewerkers met jonge kinderen. Ook de visie op optimaal telewerk wordt doorgetrokken in de extra legale voordelen door een telewerkvergoeding te voorzien, aangevuld met het Workplace as a Service-verhaal. Het plaatsonafhankelijk werken wordt op die manier zowel financieel als materieel ondersteund en is een essentieel onderdeel van een goede werk-privé balans. Hierop inzetten als werkgever is noodzakelijk in een tijd dat ook andere werkgevers hierop inzetten. We hopen met dit pakket een gunstige concurrentiepositie te hebben gecreëerd op dit vlak, want de ‘war on talent’ is geen uitdaging meer voor de toekomst, maar een uitdaging van het heden.

Een belangrijk discussiepunt richting de uitwerking van een nieuwe RPR was de keuze tussen het aanwerven van statutaire of contractuele functies. De tendens richting meer contractuele aanwervingen is een stap die sommige andere lokale besturen en andere overheidssectoren reeds genomen hadden. Dit om zowel financiële redenen als om HR-gerelateerde redenen. In de praktijk biedt de overschakeling naar meer contractuelen meer opportuniteiten voor een flexibel personeelsbeleid.

Een andere bekommernis was dat dit niet ten koste mocht gaan van onze concurrentiepositie als werkgever. Het statutair statuut blijft op verschillende vlakken sterker dan het contractuele, dat is een feit. In deze RPR wordt het deels gecompenseerd door het telewerkbeleid, de gunstige evolutie van de organisatiecultuur, het pakket extra legale voordelen,… Hierbij komen dan weer de baten van een flexibeler personeelsbeleid bij meer contractuele functies.   

• Vormingsbeleid

De nieuwe RPR moest een belangrijk luik bevatten rond vormingsbeleid. Dit is een pakket rond leren, vorming, training en opleiding. Op die manier ontwikkelen medewerkers kennis en vaardigheden als competenties en wordt talent ontwikkeld.

Het vormingsbeleid wordt gekoppeld aan een vormingsplan dat dient als operationele vertaling. Hierbij worden de vormingsnoden, de planning en de kost vastgelegd door de algemeen directeur in samenwerking met het managementteam. Nadien wordt het plan geagendeerd op het college van burgemeester en schepenen op jaarlijkse basis.

• Bottom up evaluatie van leidinggevenden

In de implementatie van de nieuwe RPR zal een systeem van bottom up evaluatie worden uitgewerkt in de evaluatie van leidinggevenden. Op deze manier wordt er ook een systematiek ontwikkeld om medewerkers de kans te geven verbeterpunten aan te geven voor hun leidinggevenden. Dit past in het streven naar kwaliteitsvol leidinggeven en spoort iedereen aan om kritisch naar de organisatie te kijken. Via coachingstrajecten kan er gewerkt worden aan de aandachtspunten van de leidinggevenden.

Er werd een voorontwerp van nieuwe rechtspositieregeling opgemaakt door de algemeen directeur in overleg met het managementteam.
Het ontwerp was het voorwerp van onderhandelingen gevoerd in het bijzonder onderhandelingscomité op 7 juni 2021 en leidde tot een protocol van akkoord.

De personeelsformatie stelt het bestuur in staat om met een adequate personeelsbezetting alle opdrachten die moeten uitgevoerd worden te realiseren. Verschillende wijzigingen dringen zich op. 

Enerzijds zijn er wijzigingen op enkele diensten. Anderzijds wensen we een administratieve vereenvoudiging door te voeren tussen gemeente en OCMW en wordt voorzien in bevorderingsgraden voor alle niveaus. Principieel worden alle functies contractueel ingevuld. Omwille van hun bijzondere positie in de organisatie tussen administratie en politiek blijven de functies leden van het managementteam, handhavingsambtenaar en omgevingsambtenaar statutair. Alle medewerkers die nu in dienst zijn, blijven hun statuut uiteraard behouden. Deze verschuiving gebeurt enkel bij uitdiensttreding van de titularis. 

Tot slot wordt ook een buffer ingebouwd in deze formatie voor elk niveau. De functies en loonschalen worden vastgelegd in zijn totaliteit en worden niet toegewezen aan bepaalde diensten. Hierdoor is eventuele verschuiving van bezetting over de diensten heen mogelijk.  

Op 7 juni 2021 vond het overleg met de vakbonden plaats, ze gaven gunstig advies. 

In de gemeenteraad van 15 september 2014 werd het algemeen kader van het intern controlesysteem/organisatiebeheersing goedgekeurd. Jaarlijks wordt aan de gemeenteraad de rapportering organisatiebeheersing voorgelegd.

Het decreet Lokaal Bestuur definieert organisatiebeheersing als het geheel van maatregelen en procedures om een redelijke zekerheid te verschaffen dat de organisatie:

1. de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst
2. de wetgeving en procedures naleeft
3. over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt
4. effectief en efficiënt werkt en de beschikbare middelen economisch inzet
5. de activa beschermt en fraude voorkomt

Beheersen wil zeggen: sturing geven en onder controle hebben. Zo kan de organisatie de juiste dingen doen en de dingen juist doen. Deze beheersing situeert zich zowel op het globale niveau van de organisatie, als op dienstniveau en op procesniveau.

Aan alle acties uit het organisatiebeheersingssysteem wordt systematisch gewerkt zodat we de komende jaren alle geïdentificeerde werkpunten zullen weggewerkt hebben. De stand van zaken van elke actie vind je in de tabel terug. Het voorbije jaar heeft de organisatie op verscheidene vlakken veel progressie gemaakt. De COVID-19 crisissituatie bracht extra werk met zich mee, maar het stond deze progressie allerminst in de weg. Vooral voor de versnelde digitalisering en de uitbouw van de HR-visie in de praktijk zijn een aantal belangrijke stappen gezet die uitgewerkt staan in de begeleidende nota bij het organisatiebeheersingssysteem.

 De jaarrekening 2020 bestaat uit een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting waarin onder meer de balans, de staat van opbrengsten en kosten en de waarderingsregels zijn opgenomen.

De samenvattende gegevens van de balans, de staat van opbrengsten en kosten alsook de financiële toestand van de jaarrekening zijn opgenomen in bijlagen bij dit besluit. De financiële toestand van de jaarrekening duidt op een gezonde situatie met een gezonde (gecorrigeerde) autofinancieringsmarge en een positief beschikbaar budgettair resultaat.